Sofia Santos
5/15/2024Para muchas personas el teletrabajo o home office resultaba una utopía. Trabajar desde casa, sin tener que ir a una oficina, sin perder tiempo en el transporte público o en el auto. Lo que jamás nos imaginamos es que este deseo se cumpliría a un alto costo. El esfuerzo mancomunado de todo el mundo para contener la pandemia del coronavirus, todos nos tuvimos que quedar en casa y comenzar a trabajar desde las salas, las habitaciones, los patios, porque siendo honestos pocos tenían un espacio preparado en donde trabajar.
Esto trajo obviamente muchas dificultades ya que pocos estaban al tanto de como trabajar desde casa y a muchos les costó asumir una rutina en la que toda su vida estaba contenida ahora dentro de las paredes de su hogar. Y es que tener que lidiar con las llamadas y requerimientos del jefe a la vez que debes vigilar a los pequeños en casa es algo complejo para lo que muy pocas personas estaban preparadas.
Luego la pandemia terminó, y muchas empresas vieron las ventajas de mantenerse en este formato. Después de todo, ahorraban en espacio, los costes de alquileres se reducían al no necesitar enormes oficinas y muchos gastos como el transporte o el comedor que algunas empresas cumplían ya no eran tan necesarios.
Sin embargo, para otras empresas no era para nada rentable. Sentían que los empleados estaban siendo menos productivos y poco a poco fueron requiriendo que los trabajadores volvieran a las oficinas a trabajar regularmente como siempre habían hecho. Pero… ¿Por qué fracasa el home office en estos casos?
Si eres de aquellos que en la actualidad deben continuar trabajando desde casa y no has logrado agarrar el ritmo, no sabes cómo balancear la vida y el trabajo o simplemente quieres mejorar tu desempeño como trabajador has llegado al lugar indicado. En este artículo vamos a estar viendo todo sobre el home office, así que sin más dilaciones, empecemos.
Empecemos por lo primero, entendiendo qué es el Home Office. Cuando hablamos de home office, nos estamos refiriendo a realizar las tareas inherentes a nuestro empleo fuera de las instalaciones de la empresa. Ya no asistimos con un horario específico a una oficina, en su lugar trabajamos en nuestra casa o en otro lugar de nuestra elección donde nos sintamos cómodos. Esto trae muchas ventajas a los empleados, empezando por el hecho de que las compañías flexibilizan en gran manera los horarios de los empleados y los lugares desde donde cumplen con sus obligaciones.
El teletrabajo cuando es aplicado de forma correcta ha permitido que el trabajo se realice con altos niveles de eficiencia. Lo que antes parecía imposible ya no lo es debido a los avances tecnológicos. Ahora es posible estar en lugares diferentes, en ciudades diferentes e incluso en países diferentes y verse cara a cara con las herramientas modernas como Zoom.
¿Quiere decir esto que no hace falta el trabajo presencial? No necesariamente. Las empresas que se han enfocado en el teletrabajo tienen pautas muy específicas acerca de cómo utilizar la presencialidad a su favor. Reservándose para reuniones o cosas importantes que requieran verse cara a cara.
Es importante que entendamos que estos dos términos a pesar de parecer lo mismo, realmente no lo son. Por una parte el home office es todo el trabajo que está destinado a ser ejecutado en casa. El teletrabajo por el contrario puede ser realizado en diferentes lugares, usualmente donde haya una conexión a Internet, por lo que no es para nada extraño encontrar a personas trabajando en sitios como un Starbucks.
¿Entonces dónde está la diferencia? Pues en el hecho de que usualmente, no verás a una persona 8 horas diarias en el Starbucks trabajando, aprovechan el entorno para hacer algunos trabajos que puedan necesitar o visitan estos sitios en ciertos momentos de la semana para realizar algunas de sus actividades fuera el espacio habitual en que usualmente laboran. El home office por el contrario conlleva una implicación horaria mucho más parecida a la de una oficina con la única diferencia de que no estás en casa. Cumples una jornada laboral convirtiendo tu casa efectivamente en una oficina.
La pandemia nos dejó la línea bastante borrosa, pero lo cierto es que son términos diferentes y deberíamos entender la diferencia claramente ya que cada uno tiene implicaciones y responsabilidades diferentes.
El home office había venido evolucionando a lo largo de los años, hasta hacerse un hueco omnipresente en la actualidad. Los avances tecnológicos han impulsado el home office rompiendo las barreras que antes lo hacían imposible. La razón de todos estos avances es que se han hecho inversiones considerables para desarrollar la oficina a distancia además de los requerimientos asociados por las múltiples ventajas que esta ofrece. Analicemos las ventajas del home office para intentar entender porqué es tan popular en la actualidad.
La mayoría de las personas ha construido su casa como un santuario donde se sienten cómodas y que han moldeado de acuerdo a sus gustos personales. Esta atmósfera placentera permite que las personas puedan sentirse mucho más cómodas pudiendo enfocarse en lo que van a hacer sin distracciones o interrupciones. Diversas fuentes reputadas indican que los trabajadores remotos suelen ser más eficientes que sus contrapartes de oficina, tomando menos descansos y aprovechando mucho mejor las horas.
Cuando se trata del balance entre la vida personal y el trabajo, el home office ofrece muchas cosas que lo hacen superior a su contraparte presencial. Esto se debe a la flexibilidad que ofrece para estructurar el día de trabajo alrededor de los compromisos personales y otras responsabilidades familiares que el trabajador pueda tener. Es posible atender cualquier evento o situación sin la necesidad de pasar por tediosos procesos de permisos con un jefe o con recursos humanos.
Las personas que hacen home office, han demostrado poder manejar su tiempo de manera más eficiente, integrando su jornada laboral con otros tipos de tareas de vida como los quehaceres del hogar o el cuidado de los niños. Considerando que el tiempo de viaje hacia la oficina se elimina, el tiempo se aprovecha de manera más efectiva disminuyendo los niveles de estrés en las personas.
No solo se producen ahorros de tiempo, sino también de dinero. Al eliminar los viajes a la oficina, las personas también están reduciendo los gastos asociados a esto. Se disminuyen los gastos de combustible, peajes, tickets de transporte público entre otros. De igual forma se hacen menos necesarios los trajes y vestidos formales y se reducen los gastos de lavandería. Como hemos mencionado antes, las empresas también pueden ver una reducción de gastos al no tener que pagar alquileres de enormes oficinas, además de ahorrar considerablemente en las facturas de servicios.
También son muchas las personas que no pueden preparar almuerzos y desayunos debido a que deben hacer el recorrido al trabajo. Trabajar desde casa, permite que puedan aprovechar el tiempo para hacer comidas más nutritivas y mejorar la dieta. El tiempo ahorrado puede utilizarse para invertir en desarrollo personal, como por ejemplo leer un libro o ir al gimnasio.
Los empleados que trabajan en Home Office suelen ser más comprometidos y esta satisfacción resulta en un incremento de la retención de los mismos. Ese sentimiento de flexibilidad y autonomía suele reflejar un sentimiento de apreciación fuerte de parte de los empleados hacia la empresa. En consecuencia a esto, comienzan a ser más productivos y eficientes, permaneciendo más tiempo en la empresa, reduciendo los costos de reclutamiento y entrenamiento de nuevos empleados.
Al no estar limitado a la ciudad donde se encuentra, el Home Office permite que las empresas pueden sumergirse en un mar de talento mucho mayor a que si solo se limitarán al talento local. Las compañías pueden reclutar talento de primer nivel, y retenerlo ofreciendo la flexibilidad de la que hemos hablado anteriormente.
Una ventaja indirecta de esto, es que fomenta la integración y la diversidad de diferentes culturas dentro de la fuerza laboral de la empresa. El trabajo remoto favorece la colaboración entre diferentes zonas horarias, permitiendo que las compañías operen a una escala global e interactúen con clientes, empleados y socios en una escala global.
Si hubo algo que aprendimos de la pandemia es que no todas las compañías estaban preparadas para enfrentarse a tal nivel de disrupción. ¿Estarán las compañías preparadas para el próximo desastre a escala global?
La posibilidad de trabajar de forma remota es realmente útil cuando se trata de tiempos de crisis o disrupción como los que hemos vivido hace un par de años atrás. Las compañías con políticas y esquemas de trabajo remoto pueden adaptarse mejor ante cualquier situación de catástrofe repentina y pueden mantener su productividad y servicio sin enfrentar ninguna dificultad.
Como hemos visto el Home Office ha traído múltiples ventajas en los últimos años, tanto para los trabajadores como para las empresas, ofreciendo una gran cantidad de beneficios, desde la flexibilidad hasta un incremento demostrado de la productividad que se sustenta sobre un mejor balance entre el trabajo y la vida personal.
Pero como dice el dicho, no todo lo que brilla es oro, y el Home Office tiene también una serie de desafíos que deben ser superados para tener un desempeño exitoso desde casa. Analicemos algunos de estos desafíos y veamos cómo podemos vencerlos de forma práctica.
El común denominador suele ser que no todas las personas tienen un lugar adecuado para trabajar en casa. Esto se vio con frecuencia en la pandemia cuando muchos trabajadores tuvieron que improvisar rincones en sus casas que pudieran servir como lugares de trabajo. De inmediato se vieron en lugares incómodos y con mobiliario menos que adecuado para estar varias horas al día trabajando.
Lo primero que debes hacer es buscar un lugar de tu casa donde te sientas concentrado y que puedas enfocarte en realizar tu trabajo. Posterior a eso, llega el momento de adaptarlo para cumplir todas tus comodidades. Si bien durante la pandemia esto era algo complicado, ahora tenemos más libertad para amoblar, ajustar y decorar nuestro rincón de trabajo de la forma que consideremos más conveniente.
Asegúrate de tener una buena iluminación, un cómodo mobiliario y no te olvides de una silla cómoda, esto es esencial para un correcto desarrollo de tus actividades laborales diarias. Recuerda que este será tu espacio.
Esta es una de las principales bazas que usan los detractores del teletrabajo para reducir su impacto en los tiempos modernos y lo hacen con cierto grado de razón. Estar en casa hace que se genere una gran cantidad de distracciones. Nuestros familiares o compañeros de piso, los quehaceres del hogar y muchas veces hasta nuestra misma habitación que nos llama a descansar un rato más son distracciones potencialmente letales para la productividad y concentración.
Para esto, es necesario el desarrollo de ciertos límites primero contigo mismo. Recuerda que el éxito de trabajar en casa pasa por tener un nivel notable de disciplina. De igual forma, ocurre con las interacciones personales, ya sea en vivo o en digitales. Las notificaciones constantes en el teléfono son uno de los principales destructores de productividad.
Prueba el esquema pomodoro, que te permitirá trabajar en bloques pequeños haciendo pequeñas pausas, cada cierto tiempo para distraerte o revisar tu celular. Este es un método probado para lograr objetivos y cumplir tareas a tiempo.
Si personas de tu entorno suelen interrumpir, no eres el único. Cientos de miles de trabajadores en el mundo sufren lo mismo. Lo mejor que puedes hacer es establecer un horario en el que pidas que no te molesten. De igual forma, puedes acordar una señal que cuando otros la vean de inmediato piensen “Está trabajando”, algo al estilo del papelito de Do Not Disturb que podemos encontrar en los hoteles.
Si tienes niños, es probable que esto sea un poco más difícil. Puedes encontrar el mejor apoyo en tu pareja. Si ambos están dedicados al trabajo a distancia, pueden cuadrar sus horarios de manera que puedan tener diferentes bloques de tiempo para atender a los hijos.
Uno de los grandes problemas del home office es que la falta de rutina causa una ruptura en los patrones saludables asociados mayoritariamente con quienes están fuera de casa trabajando. Muchas personas suelen adoptar patrones menos saludables al disponer de más tiempo, como por ejemplo el dormir de más o dejar de cocinar para pedir comida basura a domicilio.
Es importante para tu bienestar que resistas esta tentación. Si quieres mantenerte productivo debes estar descansado, bien alimentado y en forma. Al igual que tu carro que necesita combustibles y lubricantes de buena calidad, tu también tienes ciertos requerimientos para poder seguir operando a alto nivel.
La mejor forma de combatir este desafío es tener una rutina, utilizar los fines de semana para preparar comidas que puedas consumir en la semana. De esa forma mientras trabajas podrás pensar en esa exquisitez de platillo que te espera a la hora de la comida. Realmente vale la pena.
Dependiendo de tu personalidad, el trabajar de forma aislada traerá diferentes desafíos. A pesar de nuestra forma de ser, todos somos seres sociales. Hay personas que disfrutan el ambiente de una oficina porque pueden pasar tiempo con muchas personas e interactuar con todas ellas. Por el contrario hay otro tipo de personas que prefieren estar únicamente con una o dos personas de su entera confianza.
Pero lo cierto es que para cualquiera de los dos casos, trabajar en casa hace que dependamos de fríos correos electrónicos para nuestras interacciones con compañeros y amigos. Ante estos casos recuerda que tienes herramientas para videoconferencias que pueden ayudarte a romper un poco la barrera de la distancia. Y si sientes que necesitas un contacto más cercano de vez en cuando, puedes probar a quedar con tus compañeros de trabajo para compartir una comida o unas bebidas de vez en cuando.
Este es uno de los más grandes problemas que enfrentan todos las personas que trabajan en casa, perder el sentido del tiempo al punto de trabajar en cantidades excesivas, después de todo ¡Esta oficina no cierra! Debes cuidarte de caer en esa trampa.
De igual forma, la procrastinación es mortal cuando se trata de entornos de Home Office. No descanses mucho, pero tampoco sobre trabajes. La clave es un balance. Sabemos que puede ser complicado, pero es clave para tener resultados positivos dentro de la oficina en casa.
Una rutina exitosa de home office requiere compromiso y planeamiento meticuloso. Debes buscar estrategias que potencien la productividad y que minimicen las distracciones, que mantengan un balance positivo entre la vida personal y el trabajo.
Lo primero que debe estar claro para todas las personas que formen parte de la empresa son sus funciones, metas y objetivos. Los empleados deben conocer a sus líderes, quienes deben estar en contacto con ellos y utilizar herramientas para el seguimiento y avance de operaciones.
A pesar de que el trabajo remoto nos permite tener cierta libertad a la hora de establecer nuestro horario, no es menos cierto que tener demasiada libertad puede ser un problema. Lo mismo ocurre cuando tienes un espacio para trabajar en casa. Ese lugar se convierte en tu santuario y al estar ahí sentado activarás el modo bestia para realizar todo lo que debas cumplir en el día.
Recuerda que la disciplina es necesaria en medio de lo que haces. La flexibilidad es un arma de doble filo. Si queremos que la empresa honre los compromisos de libertad horaria y flexibilidad con nosotros, resulta imperativo que podamos también honrar nuestro compromiso de productividad y cumplimiento de metas. Esta es la mejor forma de cerrar la boca de todos los detractores del home office.
La gestión eficaz de una plantilla laboral que trabaja a distancia puede requerir diferentes herramientas para incrementar el monitoreo, productividad y enfoque del equipo.
Dentro de esto, las herramientas de gestión de proyectos son esenciales. Estas herramientas te ayudan a planificar, organizar y realizar un seguimiento de las tareas, garantizando que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto, de igual forma pueden ser útiles para detectar cuando algo no está cumpliéndose para hacer los correctivos antes de que sea demasiado tarde. Las opciones más populares son Asana, Trello y Basecamp.
Lo siguiente son las tareas de control de tiempo. Estas herramientas te ayudan a controlar el tiempo que dedicas a tareas específicas, lo que te permite gestionar mejor tu carga de trabajo e identificar áreas de mejora. Entre las opciones recomendadas se encuentran Toggl, Harvest y RescueTime.
Al estar a distancia la comunicación resulta crucial e importante. Necesitas herramientas de comunicación fiables que te permitan mantenerte conectado con el el equipo. Slack, Microsoft Teams y Zoom son opciones populares para mensajería instantánea, videoconferencias y uso compartido de archivos.
El intercambio de información es esencial y es algo que los correos electrónicos pueden hacer con menos eficacia cada vez. Utilizar servicios de almacenamiento en la nube es esencial para poder intercambiar información. Servicios como Dropbox, Google Drive o
Almacene y acceda a sus archivos de forma segura desde cualquier lugar con los servicios de almacenamiento en la nube. Las opciones más populares son Google Drive, Dropbox y OneDrive. Los programadores cada vez más hacen uso de herramientas como GitHub para llevar control de proyectos y versiones.
Mejora tu concentración y productividad con aplicaciones como Evernote para tomar notas, Notion para organizar información y Forest para mantener la concentración. Estas pueden ser adoptadas dentro del flujo de trabajo de cada persona. Puedes minimizar las distracciones y mantener el rumbo con herramientas como Freedom, SelfControl y Cold Turkey.
La seguridad es muy importante cuando se trabaja de forma remota. Al estar fuera del entorno seguro de la empresa, resultó mucho más fácil que atacantes maliciosos pudieran intentar hacerse con el control de activos esenciales para la empresa. Los gestores de contraseñas como LastPass, 1Password y Bitwarden permiten mantener las contraseñas seguras y añaden una capa de seguridad adicional.
Existen infinidades de herramientas dentro del ecosistema del home office, debes buscar aquellas que se adapten a ti y a tus necesidades para cumplir los objetivos de la empresa.
Para concluir queremos dejarte unos consejos para que tu espacio de trabajo sea óptimo y confortable para tus sesiones de teletrabajo. El espacio de trabajo es un factor clave para la productividad y el bienestar durante el home office. Un espacio bien diseñado y organizado puede ayudar a mejorar la concentración, la motivación y la salud.
Evita trabajar en espacios con mucho ruido o distracciones. La iluminación natural es ideal, pero si no es posible, utiliza una iluminación artificial adecuada. Asegúrate de tener suficiente espacio para trabajar cómodamente y organizar tus materiales. Si es posible, incluye un escritorio, una silla ergonómica, una computadora y otros equipos necesarios.
Crea un ambiente que te inspire, puedes hacer esto añadiendo elementos personales y decorativos que te hagan sentir cómodo y motivado y obviamente debes mantener el orden, no hay nada más contraproducente para la productividad que espacios desordenados.
Por último, te recomendamos usar plataformas para encontrar trabajo remoto. En estos sitios hay un montón de oportunidades laborales diseñadas para ti, por lo que te ayudarán a localizar los empleos que mejor se adapten a tus intereses y habilidades.
Además, siempre tienes la posibilidad de probar trabajar para una empresa extranjera de forma online sin la necesidad de salir de casa. Lo mejor es que el balance entre tu vida y el empleo, seguirá siendo el mismo.
Y si lo que te preocupa es el pago, considera usar DolarApp como método para recibir dinero. No importa que sea en dólares, el servicio te permite cambiar a pesos al mejor tipo de cambio.
El teletrabajo y el home office pueden ser divertidos y disfrutables, pero tienen un alto potencial de volverse caóticos. Aplicando todos los consejos que hemos hablado en este artículo, podrás alcanzar un balance perfecto entre la efectividad en el trabajo y una vida libre y plena para disfrutar.
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