Imagina que necesitas realizar un pago importante, pero prefieres evitar cargar grandes sumas de dinero en efectivo. Tal vez se trate de un pago a un proveedor, una donación o incluso un regalo económico significativo. Aquí está la importancia de saber cómo se llena un cheque.

Esta guía no solo te enseñará cómo se llena un cheque, sino también te explicará los diferentes tipos de cheques, sus usos y errores comunes a evitar.

¿Qué es y cómo se llena un cheque? [Guía + Imágenes]

¿Qué es un cheque?

Un cheque es un documento contable que representa una orden de pago. 

Es decir, es una instrucción del titular de una cuenta bancaria para que el banco pague una cantidad específica de dinero a un beneficiario. 

En palabras más simples, es una forma de pasarle dinero a otra persona u organización a través del sistema bancario. 

Se usa como alternativa al efectivo, evitando de esta manera cargar grandes sumas de dinero de manera física y vulnerable ante robos o pérdidas. 

Aunque la opción preferida actualmente son las transferencias bancarias, los cheques aún no han dejado de usarse en Colombia. 

El formato de un cheque incluye varias partes esenciales:

1. Fecha: Indica cuándo fue emitido el cheque.

2. Beneficiario: Persona o entidad que recibirá el dinero.

3. Monto: Expresado tanto en números como en letras.

4. Firma: Autoriza la transacción.

5. Notas opcionales: Una referencia para identificar el propósito del pago.

Si te preguntas qué es un cheque de gerencia, este es un tipo especial en el que el mismo banco garantiza que los fondos están disponibles, ofreciendo mayor seguridad al beneficiario. 

Además, las partes de un cheque como el espacio para el nombre del beneficiario o la cantidad a pagar, deben llenarse con precisión para evitar problemas en el cobro.

Aunque las transferencias electrónicas son rápidas, los cheques tienen beneficios únicos, como un mayor control y un respaldo legal más formal en ciertas transacciones. 

A continuación, explicaremos cómo se llena un cheque correctamente para evitar contratiempos.

¿Cómo se llena un cheque? Paso a Paso

Si nunca has llenado un cheque o necesitas refrescar tus conocimientos, aquí tienes un paso a paso detallado:

Paso 1. Empieza escribiendo la fecha

Ubica en la esquina superior derecha del cheque un espacio identificado con la palabra “Fecha”.

Una vez lo encuentres, coloca el día, mes y año usando un bolígrafo azul o negro en formato Día/Mes/Año. Aunque también es viable hacerlo más detallado, por ejemplo, 4 de noviembre de 2024.

Esto le indica al banco y al beneficiario el momento en que el cheque fue emitido. Además, es importante porque puede influir en la validez y el tiempo de cobro.

Paso 2. Añade el nombre del beneficiario

A continuación, informa al banco el nombre de la persona o entidad receptora. Por lo general, lo encuentras en una línea como “Pagar a la orden de” (Pay to the order of).

Asegúrate de que los datos estén bien escritos, ya que este detalle identifica a la persona que podrá cobrar el cheque legalmente.

Paso 3. Indica la cantidad en números

El campo para agregar el monto en cifras lo verás a la derecha del cheque. Es un recuadro junto a la línea de “Pagar a la orden de,” donde verás también el símbolo “$”.

Allí debes escribir la cantidad exacta del pago usando números, incluyendo los decimales, aunque sean ceros. De esta manera, se leerá claro y no habrá confusiones sobre el monto total que deseas enviar.

Nota: procura hacerlo sin dejar espacio después del símbolo $ para que nadie pueda añadir un número de más.

Paso 4. Anota la cantidad a pagar en letras

También tienes que escribir el monto en palabras en un espacio debajo de la línea del destinatario. La cifra debe ser igual a la cantidad numérica, puesto que ayuda a confirmar el valor exacto a pagar. 

En caso de que tenga centavos, utiliza la palabra "y" para separar los pesos de centavos y hazlo en forma de fracción. Por ejemplo, Mil doscientos cincuenta y 00/100.

Paso 5. Deja una nota o referencia al cheque 

Algunos cheques traen un espacio en la esquina inferior izquierda que suele estar etiquetada como “Notas” (Memo). Este campo es opcional, pero resulta útil para recordarte por qué realizaste dicho pago.

Allí puedes escribir una breve descripción, como “Pago de servicios" o “Renta de abril”. Si bien no es obligatorio, es un buen hábito para mantener un registro claro del motivo de cada cheque emitido.

Paso 6. Firma el cheque

El último paso es colocar tu firma en la línea ubicada en la parte inferior derecha. 

Tipos de cheques en Colombia

En Colombia, existen varios tipos de cheques que puedes utilizar dependiendo de la situación:

1. Cheque al portador: Puede ser cobrado por cualquier persona que lo tenga en su poder.

2. Cheque nominativo: Sólo puede ser cobrado por la persona indicada en el documento.

3. Cheque cruzado: Tiene dos líneas paralelas que indican que solo puede ser depositado en una cuenta bancaria.

4. Cheque de gerencia: Emitido y respaldado directamente por el banco, lo que garantiza su pago.

5. Cheque certificado: Verifica que los fondos están disponibles antes de ser emitido.

6. Cheque de viajero: Diseñado para ser utilizado en el extranjero, garantizando la seguridad de los fondos. Aunque si quieres una forma más fácil y eficiente para enviar dinero a Estados Unidos puedes optar por DolarApp. 

Por ejemplo, si tienes una cuenta en Bancolombia y necesitas realizar un pago formal y seguro, podrías usar un cheque de gerencia. 

Este tipo de cheque es ideal para transacciones importantes porque el banco respalda los fondos.

Errores al llenar un cheque

Aunque llenar un cheque parece sencillo, es fácil cometer errores que pueden causar inconvenientes. 

A pesar de que existe el fraude en transferencias bancarias, este método (las transferencias) es más rápido y evita errores de “puño y letra”.

Algunos de los errores más comunes al llenar cheques incluyen:

• Escribir un nombre incorrecto del beneficiario.

• Diferencias entre el monto en números y en letras.

• Dejar espacios vacíos, lo que puede facilitar fraudes.

• Usar tinta incorrecta o firmas que no coincidan con las registradas en el banco.

Evitar estos errores puede ahorrarte dolores de cabeza. 

Recuerda que un cheque mal llenado es como entregar un boleto sin destino: no llegará a donde esperas.

¿Cómo endosar un cheque?

El endoso permite transferir el derecho de cobro a otra persona o entidad. 

Para endosar un cheque en Colombia, escribe al reverso:

1. Ubica la parte posterior del cheque: Gira el cheque y busca el espacio en blanco en el reverso.

2. Escribe la información del nuevo beneficiario:

• Si es una persona natural: Escribe el nombre completo del beneficiario, su número de cédula y, opcionalmente, su número de teléfono.

• Si es una persona jurídica (empresa): Escribe la razón social completa de la empresa tal como aparece en el cheque original. Puedes usar un sello de la empresa en lugar de escribirlo a mano.

1. Firma el cheque: El beneficiario original debe firmar el cheque justo debajo de la información del nuevo beneficiario. Esta firma certifica la transferencia del derecho de cobro.

Ejemplo: Si Juan Pérez va a endosar un cheque a María Gómez, en la parte posterior del cheque debería escribir:

• María Gómez

• C.C. 12.345.678 (Número de cédula de María)

• (Firma de Juan Pérez)

Otro caso podría ser si recibes un cheque de un cliente, pero deseas usar ese dinero para pagar a un proveedor, puedes endosarlo para transferir los fondos directamente.

Aunque vivimos en un mundo dominado por pagos digitales, los cheques siguen siendo una herramienta útil en muchas situaciones, especialmente cuando se busca formalidad y control en las transacciones. 

Además, conocer los diferentes tipos de cheques en Colombia puede ayudarte a elegir el más adecuado para cada caso.

Por otro lado, si buscas opciones modernas para manejar tus finanzas, herramientas como DolarApp pueden ser ideales, al permitirte realizar transacciones en dólares digitales con tu propia cuenta estadounidense. 

Así mismo, existen otras opciones como Google Pay, la cual te permite asociar tu cuenta bancaria para pagar de manera breve desde tu teléfono móvil. 

Saber manejar estos recursos, desde lo tradicional hasta lo innovador, comienza con comprender procesos clave del estilo cómo se llena un cheque correctamente.