Tienes mil cosas en la cabeza: entregas del trabajo, proyectos personales, pagos pendientes y mucho más. ¿Te suena? Qué es Notion y cómo puede ayudarte es justo lo que necesitas para poner orden en tu vida.

Imagina tener una herramienta donde puedas gestionar todo en un solo lugar, desde listas de tareas hasta proyectos importantes. Aquí descubrirás cómo Notion puede transformar tu productividad y darte el control total.

¿Qué es Notion, para qué sirve y cómo usarlo en el día a día?

¿Qué es Notion y para qué sirve?

¿Tienes mil tareas por hacer, clientes que atender y proyectos que no terminan de cuadrar? 

Si te sientes así, Notion es la solución que puede cambiar tu rutina. 

Este software multiplataforma desarrollado por Notion Labs Inc. es una herramienta de productividad y organización que permite:

• Tomar notas.

• Crear documentos.

• Gestionar tareas.

• Planificar proyectos.

• Colaborar en equipo.

Notion funciona como un espacio digital flexible, donde puedes organizar información, gestionar proyectos o planificar tu día. 

Para los freelancers que trabajan en múltiples proyectos o para quienes buscan mantener su vida personal y profesional en orden, Notion se convierte en el aliado ideal.

Además, esto cobra mayor relevancia en un contexto colombiano donde en los últimos años ha ocurrido un crecimiento significativo del trabajo remoto, donde es imprescindible usar herramientas de gestión de productividad. 

¿Cómo empezar a usar Notion?

Si ya te emocionaste con la idea de tener tu propio “cuaderno digital” donde todo fluye sin caos, sigue estos pasos para comenzar:

1. Crea una cuenta

Ingresa a www.notion.com y regístrate con tu correo electrónico o tu cuenta de Google.

2. Explora la interfaz

La interfaz de Notion es intuitiva. Usa bloques para agregar texto, listas, tablas, imágenes y más. En el panel lateral, verás tus páginas y espacios de trabajo.

3. Crea tu primera página

¿Vas a organizar tu trabajo o tu vida? Puedes comenzar desde cero o usar alguna de las plantillas prediseñadas.

4. Añade contenido y personaliza

Crea listas de tareas, tableros Kanban o bases de datos para tus proyectos. Usa el símbolo “/” para ver las opciones y arrastra elementos para personalizarlos.

5. Sincroniza y colabora

¿Tienes un equipo en tu trabajo remoto? Comparte tus páginas y colabora en tiempo real. Si eres freelancer, podrás coordinar proyectos y gestionar tareas de forma más eficiente.

Comentarios sobre Notion

Según LatinPyme, el 76% de las empresas colombianas han iniciado su proceso de digitalización, aumentando el uso de herramientas como Notion. 

Estas son algunas opiniones de usuarios tomadas de GetApp:

Fray Agustin:
"Me agrada bastante el espacio de trabajo, ya que es personalizable, permite ajustar y modificar conforme vas avanzando. Ideal para proyectos, tomar notas y crear un diario de trabajo."

Puntos en contra:
"La integración de plantillas (templates) es algo confuso, requiere tiempo para adaptarse."

Adriana:
"Es un software inteligente y muy intuitivo que permite organizar, asignar tareas y hacer tablas para evaluar el progreso en la metas de la empresa. Sin duda el mejor programa, nos ha simplificado y ordenado la vida."

Puntos en contra:
“Al inicio fue un poco difícil entender cómo crear y organizar las tareas, sin embargo con práctica y uso diario, pudimos fácilmente crear nuestro sistema de trabajo.”

Notion: Planes y precios

Si bien Notion ofrece una versión gratuita para proyectos personales, si deseas utilizarlo de manera profesional, considera estos planes:

Si eres freelancer y necesitas recibir pagos internacionales, DolarApp te permite cobrar en dólares digitales y convertirlos a pesos colombianos al mejor tipo de cambio.

Usando Notion para organizar tu vida

Imagina que empiezas el día con la mejor actitud. 

Te tomas tu café, revisas tus pendientes y todo está bajo control. Pero, a medida que avanza la jornada, las tareas comienzan a acumularse: pagar facturas, agendar reuniones, recordar esa cita médica y planear el próximo viaje familiar. 

Al final del día, terminas agobiado, con la sensación de que olvidaste algo importante.

Aquí es donde Notion te salva. Puedes crear listas de tareas diarias donde registras desde lo más urgente hasta esos detalles que muchas veces pasan desapercibidos. 

Además, Notion permite organizar ideas y proyectos futuros, como estructurar tus objetivos de salud o planear las vacaciones que llevas tiempo posponiendo.

Algunas formas en las que Notion te ayuda a mantener tu vida organizada son:

• Listas de tareas diarias: Mantén un registro claro de tus pendientes, desde los más simples hasta los más importantes.

• Planes a largo plazo: Organiza ideas para proyectos futuros o metas personales que deseas alcanzar.

• Registro de gastos y finanzas: Crea una base de datos para registrar ingresos, egresos y metas de ahorro, ayudándote a controlar mejor tu dinero.

• Seguimiento de hábitos y rutinas: Monitorea tus avances diarios en actividades como ejercicio, lectura o cualquier otro hábito que desees fortalecer.

Usando Notion para organizar tu trabajo

Ahora imagina otro escenario: eres freelancer, trabajas con varios clientes, tienes entregas programadas y llamadas que no puedes olvidar. 

Pero, en medio del desorden, los archivos se mezclan, las fechas límite se confunden y pierdes tiempo buscando información clave. Esa falta de organización puede costarte tiempo, dinero y la confianza de tus clientes.

Notion es perfecto para evitar este tipo de situaciones. 

Puedes crear listas de tareas y proyectos clasificados por prioridad y asignar fechas de entrega específicas para no olvidar nada. 

Además, gracias a sus bases de datos personalizadas, puedes registrar información de tus clientes, hacer un seguimiento detallado de reuniones, pagos y proyectos, todo en un solo lugar.

Así puedes incluso realizar una correcta gestión contable como freelancer. 

Entre las formas en las que Notion te ayuda a organizar tu trabajo se encuentran:

• Gestión de tareas y proyectos: Crea listas detalladas con fechas de entrega, etiquetas de prioridad y asignaciones personalizadas.

• Base de datos de clientes: Mantén toda la información de tus clientes centralizada: datos de contacto, proyectos, pagos y reuniones.

• Espacios de trabajo colaborativos: Comparte archivos, proyectos y recibe comentarios en tiempo real para mantener una comunicación clara y efectiva.

• Seguimiento financiero: Registra facturas, cobros y pagos pendientes para visualizar tu flujo de ingresos y optimizar la gestión de tus finanzas.

Notion: Ventajas y desventajas

Aunque Notion es una herramienta poderosa, no todo es perfecto. 

Aquí te mostramos los pros y contras que debes tener en cuenta para decidir si es la plataforma que mejor se adapta a tus necesidades.

Ventajas:

• Diseño minimalista y adaptable: Te permite personalizar tus páginas, listas y bases de datos para ajustarlas a tus proyectos.

• Versatilidad: Puedes gestionar tareas, crear documentos, planificar proyectos y colaborar en equipo desde una sola herramienta.

• Trabajo colaborativo: Facilita el trabajo en equipo, ya que puedes compartir tus tableros y recibir comentarios en tiempo real.

• Integración con otras herramientas: Notion se conecta con Google Drive, Slack, Trello y otras plataformas, optimizando tu flujo de trabajo.

Desventajas:

• Curva de aprendizaje: Aunque es intuitivo, puede resultar complejo para quienes no están familiarizados con herramientas digitales.

• Limitaciones en la versión gratuita: Si manejas múltiples proyectos o trabajas con equipos grandes, necesitarás acceder a un plan pago.

• Sin modo offline: Requiere conexión a internet para actualizar los cambios, lo que puede ser un inconveniente si trabajas en zonas con poca señal.

Trucos de Notion: Sácale el mejor provecho

Para dominar Notion y maximizar tu productividad, sigue estos trucos clave:

1. Organiza tareas con bases de datos: No basta con crear listas, aprovecha las bases de datos para clasificar tareas por prioridad, fecha o estado de avance.

2. Define objetivos claros: Crea una página para registrar tus metas y divide cada objetivo en tareas pequeñas y alcanzables.

3. Automatiza procesos con templates: Usa plantillas para tareas repetitivas o proyectos similares y ahorra tiempo.

4. Personaliza con widgets: Mejora tu experiencia visual añadiendo relojes, calendarios y barras de progreso que te mantengan enfocado.

Conclusión

Notion es más que una herramienta para organizar tareas, es tu asistente personal para mantener tu vida y trabajo bajo control. 

Ya sea que estés gestionando varios proyectos como freelancer o simplemente organizando tus metas personales, Notion te permite adaptarlo a tu estilo de trabajo y sacar el máximo provecho.

Y si además necesitas recibir pagos internacionales, DolarApp te permite convertir dólares digitales a pesos colombianos con facilidad, ahorrando tiempo y comisiones.

Ahora que ya sabes qué es Notion, ¿estás listo para mejorar tu productividad?