Gestionar múltiples tareas sin perder el enfoque es uno de los mayores retos en el mundo freelance. A menudo, lo repetitivo consume buena parte de tu día, pero con Zapier, tienes lo que necesitas para trabajar de forma más inteligente, no más duro.

¿Te preguntas qué es Zapier? En palabras simples, es un software de automatización que se usa para mejorar la eficiencia, ahorrar tiempo y minimizar errores. Si esto es lo que buscas, en este post te contamos su funcionamiento y cómo empezar a usarlo para simplificar tu trabajo diario.

Zapier: Qué es y cómo usarlo para automatizar tareas

¿Qué es Zapier?

Es una herramienta online que permite conectar distintas aplicaciones entre sí para que trabajen de forma coordinada. De esta manera, se pueden optimizar procesos repetitivos, y, por ende, simplificar tareas cotidianas.

Además, no hay necesidad de programar, Zapier en español fue diseñada para ayudar a automatizar flujos de trabajo entre plataformas. Como, por ejemplo, Asana, Gmail, Google Sheets, entre muchas otras.

¿Cómo funciona Zapier?

La herramienta opera a través de “Zaps”, que son flujos de trabajo automatizados.

Ahora, cada Zap está compuesto por:

• Trigger (disparador). Es decir, un evento que inicia la automatización, por ejemplo, recibir un nuevo correo o crear un archivo.

• Action (acción). Puede ser una o varias tareas que se ejecutan como respuesta, como guardar el archivo, enviar un mensaje o actualizar un registro.

En pocas palabras, cada disparador inicia el flujo de trabajo, mientras que la acción es la tarea que se ejecuta como respuesta a dicho evento.

Teniendo en cuenta esto, ¿para qué sirve Zapier?

Sirve para eliminar procesos manuales rutinarios, ahorrando tiempo y minimizando errores. También facilita la creación de procesos automáticos que se ejecutan en segundo plano, lo cual permite, por ejemplo:

• Recibir un formulario y enviar sus datos directamente a una hoja de cálculo. 

• Notificar al equipo por Slack o correo.

• Actualizar tu CRM.

Todo esto y más es posible hacerlo sin tener que mover un dedo.

¿Quién puede usar Zapier?

Todo aquel que quiera automatizar tareas repetitivas y liberar tiempo valioso.

Por lo tanto, funciona bien para:

• Freelancers multitarea, desde diseñadores hasta redactores o desarrolladores. 

• Independientes que deseen automatizar el envío de facturas, el seguimiento de leads o la gestión de correos electrónicos.

• Propietarios de pequeños negocios que busquen dedicar más tiempo al crecimiento del negocio y menos a tareas administrativas.

• Equipos de ventas que trabajen con herramientas de marketing digital, como Mailchimp o HubSpot.

• Consultores o coaches que integran calendarios, formularios de reserva y CRM para dar una experiencia fluida a sus clientes.

Zapier ayuda a centralizar notificaciones, organizar entregas y mantener actualizados los proyectos sin esfuerzo. De modo que, si trabajas por tu cuenta, puede convertirse en una especie de asistente virtual.

Características y beneficios de Zapier

Ahora veamos cuáles son las principales características y beneficios de Zapier para freelancers, empresas y equipos.

Características

Entre las características más destacadas tenemos:

• Se conecta con más de 7,000 aplicaciones.

• Incorpora filtros que activan acciones solo cuando se cumplen ciertas condiciones.

• Permite crear Zaps personalizables, desde flujos simples hasta avanzados, sin tener que escribir un código.

• Cuenta con funciones de reproducción automática para asegurar que ninguna tarea quede incompleta.

• Permite encadenar varias acciones en una misma automatización, lo que potencia su alcance.

Beneficios

Algunos de los principales beneficios son:

• La automatización de tareas repetitivas. No tienes que estar realizando cada vez actividades manuales gracias a su sistema para optimizar tareas.

• La coherencia y los datos son más precisos. Con Zapier no hay intervención humana en las tareas rutinarias, lo que minimiza errores y garantiza mayor consistencia.

• Maximiza la eficiencia general del trabajo. Al automatizar los procesos, acelera el flujo de trabajo, elimina retrasos y pasos innecesarios.

• Escalable y adaptable. Te permite crecer junto a tu negocio, ajustar y ampliar automatizaciones según nuevas necesidades.

• Reintentos automáticos. Si una tarea falla, Zapier vuelve a intentarlo para garantizar que se complete con éxito.

Cabe mencionar que todo se configura desde una interfaz visual muy intuitiva. Además, puedes agregar condiciones, retrasos, filtros o rutas para personalizar el comportamiento de cada flujo. 

¿Cómo empezar a usar Zapier paso a paso?

Si quieres probar Zapier, no necesitas conocimientos técnicos y puedes hacerlo en pocos minutos. 

A continuación, los pasos que debes seguir:

1. Crea tu cuenta o inicia sesión. Ingresa a zapier.com y accede con tu cuenta. Si aún no tienes una, puedes registrarte sin costo y explorar las funciones básicas.

2. Crea tu primer Zap. Una vez dentro del panel principal, verás un botón que dice “Créate Zap”. Haz clic para comenzar a construir tu primera automatización.

3. Elige la app que iniciará el flujo. Selecciona una aplicación que actúe como disparador. Puede ser Gmail, Google Forms o Stripe, por ejemplo. Esta será la que detecte el evento inicial.

4. Define el evento disparador. Elige el tipo de evento que iniciará tu flujo, por ejemplo, una venta, la recepción de un formulario, un nuevo email, etc.

5. Conecta la app de destino. Ahora debes seleccionar una segunda aplicación que recibirá la información y ejecutará la acción deseada. 

6. Configura qué acción debe ejecutarse. Indica lo que quieres que suceda, como crear una tarea, enviar un mensaje, guardar datos o actualizar una base de datos.

7. Prueba tu automatización. Zapier te dará la opción de hacer una prueba para confirmar que todo funciona bien.

8. Activa el Zap y deja que trabaje por ti. Una vez confirmado, solo tienes que activarlo.

Desde el momento que actives el Zap, el flujo comenzará a funcionar de forma automática sin que tengas que volver a intervenir.

¿Cómo puedes automatizar las tareas con Zapier?

Aparte de ser útil para tareas técnicas o grandes empresas, Zapier ofrece soluciones simples, pero poderosas para tu trabajo freelance o el día a día.

Estos son algunos ejemplos prácticos de cómo puede ayudarte:

Automatización de tareas repetitivas

Supongamos que trabajas con un mismo cliente de forma constante.

Puedes configurar Zapier para que, cada vez que recibas una solicitud a través de un formulario, se envíe de inmediato un mensaje de bienvenida. 

Gestión de correos e informes

Si sueles destacar correos importantes, Zapier puede crear una nota automática en OneNote o enviar una notificación a tu equipo por correo.

De igual forma, es capaz de generar reportes automáticos a partir de datos recopilados, enviándolos por email o almacenándolos en Google Drive.

Organización y manejo de datos

También permite que los datos de nuevos clientes se integren desde otras fuentes. Por ende, si usas un CRM en tu trabajo como freelancer, puedes conectar formularios webs o plataformas de pago y mantener toda la información actualizada.

Como ves, la herramienta te da el control para simplificar lo que antes hacías de forma manual. 

Integraciones de Zapier

Ya hemos mencionado algunas de las integraciones de Zapier, pero la herramienta es compatible con miles de opciones más. Por lo que es muy probable que tus aplicaciones favoritas se encuentren allí.

Te enlistamos algunas de ellas:

• Gmail y Outlook (gestión de correos).

• Slack (notificaciones y comunicación en equipo).

• Facebook Lead Ads (captura y envío de leads).

• Notion (organización de información y bases de datos).

• Google Sheets y Excel (registro automático de datos).

• Trello y Asana (gestión de proyectos y tareas).

• Calendly y Google Calendar (sincronización de eventos y recordatorios).

• Mailchimp y ActiveCampaign (automatización de marketing y email).

• Typeform y Google Forms (recolección de datos y automatización de respuestas).

Estas son algunas de las integraciones de aplicaciones y software más populares. Aunque también puedes ubicarlas por categorías en su web, puesto que están clasificadas según en áreas como marketing, productividad, empresarial, etc.

Planes y precios de Zapier

Pese a que Zapier es gratis, sus funciones son limitadas, al igual que todas las suscripciones Free. No obstante, ofrece planes pagos que están pensados para diferentes niveles de uso. 

Zapier precios: Para Zaps

Otros planes

Zapier actualmente ofrece planes diferenciados por producto, no solo por nivel de acceso general. Es decir, cuenta con precios Zaps para las automatizaciones clásicas entre aplicaciones (los de la tabla), y también para:

• Tables. Bases de datos diseñadas para flujos de trabajo.

• Interfaces. Páginas personalizadas para interactuar con tus flujos.

• Chatbots (versión beta). Asistentes conversacionales impulsados por IA.

Estos son los planes y sus costos:

La idea es que puedas combinarlos según tus necesidades.

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