La organización es clave para todo, tanto a nivel personal como profesional. Sin embargo, cuando ejerces como freelance, se trabaja con diferentes clientes, tipos de proyectos o tareas, y mantener en orden cada aspecto puede ser agotador.
Por eso, surge la necesidad de contar con una herramienta versátil como Notion.
Pero, ¿qué es Notion y para qué sirve? ¿Cómo puede ayudarte en tu vida y negocio freelance? En este post respondemos estas interrogantes y hablaremos de otros puntos importantes, así que, sigue leyendo.
Notion es un software multiplataforma desarrollado por Notion Labs Inc., para optimizar la productividad y organización.
El programa sirve para:
Tomar notas.
Crear documentos
Gestionar tareas.
Planificar proyectos.
Colaborar en equipo.
Todo esto y más desde un mismo lugar.
¿Notion cómo funciona?
Funciona como un espacio digital, uno donde tienes la oportunidad de crear y organizar información. Posee una flexibilidad que te permite personalizar tu espacio laboral y vida personal mediante bases de datos, tableros, listas y páginas interconectadas.
Además, te brinda un lienzo en blanco para personalizar como desees en caso de que no quieras utilizar una de sus plantillas predefinidas. Todas estas características convierten a Notion en una de las herramientas esenciales para el trabajo remoto.
Digamos que tras saber qué es Notion y para qué sirve decides comenzar a usarlo, ¿qué debes hacer?, seguir estos pasos:
1. Crea una cuenta. Lo primero es registrarse en https://www.notion.com/, ya sea con tu correo electrónico o cuenta de Google.
2. Explora la interfaz. El sitio emplea un sistema de bloques para agregar texto, listas, tablas, imágenes y más. También dispone de un panel lateral donde encontrarás tus páginas y espacios de trabajo.
3. Crea tu primera página. Elige una de sus plantillas o empieza desde cero pulsando en “Nueva página”. Puedes iniciar con notas simples u organizar información en listas, tableros Kanban o bases de datos.
4. Añade contenido y personaliza tu espacio. Puedes comenzar creando una lista de tareas diarias, un calendario para tus proyectos o tus gastos, para ello:
Escribe en la página como si fuera un documento normal.
Usa el símbolo “/” para ver opciones como listas, títulos, casillas de verificación o tablas.
Arrastra y suelta los elementos para organizarlos según lo necesites.
5. Sincroniza y colabora. Si tienes un trabajo remoto, puedes compartir tus páginas y colaborar en tiempo real.
TIP: empieza con una plantilla simple de notas o tareas antes de explorar las funciones avanzadas.
En general, Notion es gratis si se trata de organizar proyectos personales. Pero si vas a utilizarla en el ámbito profesional, es muy probable que debas pagar una de sus suscripciones.
Estos son sus planes y precios disponibles:
Planes | Precio | Ideal para |
Gratuito | 0 USD. | Quienes deseen planificar proyectos personales de su vida diaria. |
Plus | 10 USD por usuario/mes (facturación anual). 12 USD por usuario/mes (facturación mensual). | Profesionales y pequeños equipos que buscan colaborar de manera más eficiente. |
Business | 15 USD por usuario/mes (facturación anual). 18 USD por usuario/mes (facturación mensual). | Empresas en crecimiento que requieren herramientas avanzadas de administración. |
Enterprise | Se debe contactar directamente con el equipo de ventas de Notion. | Grandes organizaciones con necesidades específicas de seguridad y control. |
Además, Notion ofrece como complemento una IA que potencia la productividad con funciones avanzadas por 10 USD al mes por miembro. Aplica a cualquiera de los planes mencionados.
Organizar tu vida puede ser un desafío, sobre todo, cuando manejas múltiples tareas, proyectos y responsabilidades diarias. Por fortuna, programas como Notion te ayudan a gestionar mejor tus actividades y objetivos personales.
La plataforma te da la oportunidad de crear bases de datos personalizadas para diferentes áreas de tu vida. Como, por ejemplo, trabajo, finanzas, estudios o hobbies. De igual forma, es posible añadir páginas y tareas para seguir de cerca tus objetivos y responsabilidades.
Si bien hay numerosas formas de utilizar Notion, algunos usos populares son:
Listas de tareas diarias. Mantiene un registro de tus pendientes y monitorea el progreso.
Organización de ideas y proyectos futuros. Es útil para anotar y estructurar tus pensamientos, ya sea para proyectos a mediano o largo plazo.
Registro de gastos y finanzas personales. Puedes controlar tus ingresos, egresos y ahorros con bases de datos personalizables.
Detalles de hábitos y rutinas. Aprovecha la herramienta para darle seguimiento a tus hábitos diarios, desde ejercicio hasta lectura.
Para cualquiera de estos usos, Notion mejorará tu organización diaria y productividad.
Gestionar proyectos, clientes y tareas de forma eficaz y simultánea, es clave para freelancers exitosos. Notion es un aliado perfecto al brindarte la posibilidad de organizar todo en un solo lugar.
¿Cómo aprovecharlo para optimizar tu trabajo?
De múltiples maneras, incluyendo:
Gestión de tareas y proyectos. Crea listas de tareas y clasifícalas con fechas, etiquetas de prioridad y asignaciones personalizadas.
Base de datos de clientes y contactos. Agrega información sobre clientes, proyectos o reuniones y guarda. Agrega también notas, archivos adjuntos y haz seguimiento para mantener una relación profesional efectiva.
Espacios de trabajo colaborativos. Comparte archivos y proyectos con tu clientela y recibe comentarios en tiempo real.
Control de ingresos y gastos. Registra tus cobros, facturas y pagos pendientes. Así podrás visualizar tu flujo financiero y optimizar el manejo de tus ingresos.
Notion es una de las mejores herramientas para hacer cronogramas. Por tanto, puede ser muy beneficiosa para estructurar tu día a día de forma eficaz y evitar la dispersión de información.
No cabe duda que Notion es un buen recurso para gestionar tareas/proyectos y planificar. Al ser una multiplataforma, resulta más que útil para freelancers y empresas, pero pese su efectividad, tiene algunos contras.
Pros | Contras |
Diseño minimalista y adaptable a distintas necesidades. Gran versatilidad al permitir gestionar tareas, proyectos, bases de datos y documentos en un solo lugar. Puedes crear páginas web únicas con un solo clic. Facilita el trabajo colaborativo. Disponible en español. Plantillas para facilitar la organización y usar en distintos ámbitos. Disponible para Mac, Windows y con app para iOS y Android. Se integra con otras herramientas. | Rendimiento variable en la versión online. No ofrece muchas herramientas para personalizar el aspecto visual de los documentos. Se debe tener cuidado al compartir enlaces públicos para evitar exponer información privada. |
Si quieres aprovechar al máximo Notion, te traemos algunos trucos esenciales:
Notion permite estructurar la información en bases de datos personalizadas. Esto significa que puedes clasificar las tareas por prioridad, fecha límite y estado de avance. Al igual que filtrar y ordenar el contenido para enfocarte en lo más importante.
Crear una página exclusiva para tus metas a corto y largo plazo es algo factible con Notion. Allí podrías detallar los pasos que debes seguir, las fechas tope para cumplir, así como las notas de progreso.
Aparte de facilitar la visualización de tus avances, te motivará para cumplir tus objetivos.
Como bien mencionamos, el software tiene la capacidad de integrarse con varias herramientas. Incluyendo Google Calendar, Trello, Google Drive, Slack, entre otras.
Te recordamos que Notion es capaz de centralizar toda tu información en un solo sitio. Por tanto, puede gestionar documentos y proyectos sin tener que cambiar de plataforma.
Notion cuenta con widgets interactivos que puedes añadir para mejorar la experiencia visual y funcional. Entre ellos, relojes, calendarios y barras de progreso.
En conclusión, Notion te ayuda a organizar tareas, gestionar proyectos y optimizar tu flujo de trabajo desde su plataforma. Así que, si sabes sacarle el máximo provecho, te será útil para ser un freelancer más productivo.
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