Una comunicación clara y productiva es uno de los elementos más importantes que tienes, como freelance, para crear relaciones laborales sólidas. De ahí la implementación de formatos con enfoques personales como el que ofrece las reuniones uno a uno.
Este tipo de herramientas permite que empleados y empleadores expresen sus ideas, preocupaciones y opiniones. Al mismo tiempo, ayudan a construir relaciones de confianza entre partes. De modo que es ideal para que clientes y freelancers garanticen que los proyectos avancen según lo planificado.
Por eso este post es para ti.
Aquí descubrirás qué es un one one, los pasos para hacer reuniones efectivas, el esquema básico que se requiere, entre otros aspectos.
Las reuniones 1:1, también conocidas como one to one, son encuentros privados entre dos personas de una misma organización. Por lo general, se dan entre el líder o manager con un miembro de su equipo.
Y en el ámbito freelance, ¿qué es un one one?
Las reuniones one to one vienen siendo un espacio de comunicación directa entre el autónomo y su cliente/representante del proyecto.
Sus objetivos son:
Fomentar la comunicación abierta.
Impulsar el desarrollo profesional.
Solucionar problemas de manera proactiva.
A diferencia de otros tipos de reuniones laborales, esta permite que las partes conecten mejor para abordar bloqueos específicos.
Lo primero que debes hacer es tomarte el tiempo necesario para poder trazar un plan de reunión efectiva.
Esto incluye seguir una serie de pasos:
Ya sea que la reunión sea virtual o presencial, es importante que optes por un entorno donde ambos se sientan en confianza. Asegúrate de que sea privado para que no haya distracciones y puedan concentrarse en los temas importantes.
La gestión del tiempo es crucial en el ámbito freelance, así que la sesión no debe ser demasiado larga. Además, hablamos de encuentros individuales para discutir o resolver problemas concretos.
Una duración de 15 a 30 minutos podría ser suficiente, aunque esto depende de lo que se vaya a tratar.
También debes definir cada cuánto se realizarán las reuniones 1:1, si de forma semanal, quincenal o mensual. Así podrás mantener el ritmo del proyecto sin interrumpir el flujo de trabajo.
Las reuniones efectivas y exitosas se basan en tu capacidad para escuchar activamente a la otra persona. Por tanto, es esencial que dejes que el cliente se exprese acerca de sus inquietudes o expectativas sin interrumpir.
Procura utilizar preguntas abiertas para profundizar en los temas que sean relevantes para el proyecto.
Antes de la reunión 1:1, revisa los detalles del proyecto, identifica posibles inconvenientes o bloqueos y recopila datos clave sobre los avances.
Tener una lista con los puntos importantes, propuestas para solucionar problemas o mejorar el resultado también son buenas ideas.
Al finalizar la sesión, resume los puntos discutidos y plantea cuáles serán los próximos pasos. Tanto tú como el cliente deben estar claros de sus responsabilidades y fechas límite.
Para evitar malentendidos, envía un correo de seguimiento con un resumen de lo acordado.
Uno de los consejos para tener éxito como freelance es fortalecer la relación con el cliente. Y eso es parte de lo que hace una reunión one to one al brindar un espacio para dar lugar al diálogo abierto y honesto.
La organización de reuniones 1 a 1 funciona como una charla informal entre dos personas donde cada quien aporta sus ideas.
Pero, ¿qué pasa en 1:1?
Las partes se comunican para discutir las inquietudes sobre el trabajo, los posibles conflictos o las expectativas de crecimiento.
En esencia, se usa para:
Resolver dudas.
Discutir avances.
Alinear expectativas.
Establecer los próximos pasos en la colaboración.
Para ello, se requiere de una preparación previa y seguir una estructura adaptada a las preferencias y necesidades de los involucrados.
Aunque cada one to one es flexible, suele seguirse un formato que asegura una interacción efectiva.
Veamos una estructura simple y funcional:
1. Introducción. Comienza con una charla breve y amena para romper el hielo. Incluso podrías presentar un elevator pitch para generar confianza, si es tu primera vez.
2. Revisión de temas puntuales. Luego tocas los puntos principales de la reunión, como avances en el trabajo, los retos actuales o dudas que necesiten atención inmediata.
3. Retroalimentación directa. Aquí se suelen reconocer los logros obtenidos y hacer sugerencias en cualquier área que necesite mejoras o ajustes.
4. Metas claras. Establece objetivos a corto y mediano plazo, que sean alcanzables y relevantes para el proyecto. Asegúrese de que ambas partes estén alineadas en las expectativas.
5. Resumen y acuerdos finales. Se finaliza recapitulando los puntos discutidos y reafirmando las tareas o compromisos acordados. Agradece la disposición y el tiempo invertido.
6. Planificación del seguimiento. Define la fecha de la próxima reunión, de ser necesario, y acuerda realizar un seguimiento para evaluar el progreso de los acuerdos previos.
Si bien es un esquema básico, permite diseñar un plan de reunión efectiva, enfocada, productiva y alineada con los objetivos propuestos.
El verdadero impacto de una reunión one to one se ve reflejado en las acciones posteriores. Por ende, hay que garantizar que lo convenido no se quede solo en palabras. De ahí que se lleve a cabo un seguimiento, el cual puede realizarse de múltiples formas.
Lo más sencillo es mantener el contacto mediante mensajes, correos electrónicos. Aunque si es para resolver preguntas o inquietudes que se presenten, las llamadas o videollamadas cortas pueden ser la mejor opción.
Ahora, si se trata de temas más complejos, que requieran mayor atención, lo mejor sería organizar una nueva reunión para tratarlos con profundidad.
Otra forma de hacer seguimiento es usar herramientas digitales que tengan plantillas o funciones útiles para las reuniones. Algunas te ofrecen plantillas adaptables para encuentros individuales, como Notion y Asana.
También puedes optar por opciones diseñadas justo para estos tipos de reuniones, como Fellow.app.
Aunque los clientes suelen liderar las reuniones, si eres un freelance proactivo puedes organizar estos tipos de reuniones.
En este contexto, podrías considerar las siguientes preguntas:
¿Cuáles son tus temas para la semana?
¿Existen prioridades nuevas o cambios en los objetivos del proyecto?
¿Qué impacto espera que tenga este trabajo en su negocio?
¿Cómo podemos garantizar que el proyecto siga alineado con sus metas?
¿Tiene comentarios específicos sobre mi desempeño o enfoque de trabajo?
¿Hay otros aspectos del proyecto que no se hayan discutido y sean importantes?
¿Está satisfecho con el progreso actual del proyecto?
¿Tiene alguna sugerencia para futuros proyectos similares?
¿Hay algo en los entregables recientes que le gustaría ajustar o mejorar?
Estas preguntas te ayudarán a comprender mejor las necesidades y expectativas del cliente. Lo que te ayudará a mejorar la calidad de tu trabajo y reforzar la confianza mutua.
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