La nota de crédito es un documento clave que es necesario conocer si trabajas como autónomo en México. Entender cuándo emitirla y qué conlleva es crucial para llevar tus registros financieros de forma correcta, aparte de que te ayuda a mantener una relación transparente con los clientes.
En este artículo te explicamos qué es una nota de crédito, en qué situaciones deben emitirse, y qué información contiene.
Es un documento legal que corrige o anula una factura que ya ha sido emitida, ya sea total o parcialmente. También se le conoce como “nota de abono” o “factura rectificativa”. Aunque es más popular como CFDI de egreso, que significa, comprobante fiscal digital por internet de tipo E.
El documento permite que los registros financieros reflejen de forma precisa las transacciones comerciales. De modo que es esencial para mantener la transparencia en la contabilidad y factura freelance a fin de evitar discrepancias y posibles problemas fiscales.
Una nota de crédito, ¿para qué sirve?
El comprobante de egreso es útil cuando se deba hacer una devolución, descuento o bonificación y ya hayas facturado.
Y como la factura emitida no se puede deshacer, se puede aplicar una nota de crédito a factura ya pagada.
También sirve para reducir los ingresos registrados en facturas anteriores.
La intención es anular una operación previa y que quede asentado en los registros contables del negocio.
Cualquier empresa mexicana que forme parte de los tipos de sociedades mercantiles existentes, manejan este proceso. La razón de ello es que les permite asegurar la integridad de sus registros contables, y por ende, cumplir con las regulaciones fiscales.
La nota de crédito se lleva a cabo en el momento que se tenga que corregir una factura existente.
Esto puede pasar en distintas situaciones, tales como:
Si se le cobró de más al cliente.
Si el servicio no se prestó como se facturó.
Si hubo un error en la factura original.
Si el cliente devuelve el producto.
Si se aplicó o no un descuento tras realizar la factura.
Como autónomo, es importante emitir la nota de crédito tan pronto como sea posible. Puesto es la mejor forma de mantener la exactitud de los registros financieros y también de asegurar una buena relación con el cliente.
La emisión de una nota de crédito, por lo general, implica un reembolso en la transacción.
Tras emitirse una nota de crédito, se envía al cliente, junto con una copia de la factura original, con la finalidad de gestionar la devolución del dinero. Aunque es posible que, en lugar de un reembolso, se le ofrezca un bono o descuentos para futuros servicios.
Esto conlleva ajustes en los registros contables, dado que hay que dejar constancia de las correcciones realizadas en las facturas originales. Esto significa disminuir los fondos que ya han sido registrados, lo cual podría afectar el balance de ingresos y gastos.
Una nota de crédito correcta ayuda también a evitar posibles sanciones fiscales por parte de las autoridades.
Una nota de crédito contiene varios elementos clave, incluyendo:
El número de la factura original que se está corrigiendo.
La fecha de emisión.
El motivo de la nota.
El monto a descontar o a ajustar.
Los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor.
Descripción detallada de los productos o servicios relacionados, así como cualquier otra información que explique la razón de la nota.
Todos estos elementos deben estar presentes para la validez y la claridad del comprobante, facilitando así la gestión contable y fiscal.
Supongamos que tienes una mediana o pequeña empresa en México dedicada al diseño, y emitiste una factura de 5000 MXN por el trabajo. Sin embargo, el acuerdo decía que el cliente tendría un descuento del 10%, pero este no fue aplicado en la factura original.
Entonces deberás emitir un CFDI de egreso para ajustar la factura original.
El comprobante llevará el descuento pactado, el cual equivale a 500 pesos mexicanos. Así como el ajuste del monto total facturado según corresponda.
El CFDI de egreso debe incluir la siguiente información:
Motivo: descuento aplicado en la factura original.
El valor del descuento: 500 MXN.
El nuevo saldo a pagar por el cliente, considerando dicho descuento: 4500 MXN.
Fecha de emisión.
Información del cliente y de la empresa.
Como bien mencionamos, el CFDI de egreso se envía al cliente junto con una copia del original. De esta manera, se puede constatar la anulación del importe registrado en la factura original.
Al hacerlo, se actualizará la factura original. Solo asegúrate de reflejar los detalles precisos del descuento acordado y cualquier otro ajuste necesario en la transacción.
Este documento se convierte en una herramienta vital para la gestión financiera en tu carrera como freelance. Y hay varios software útiles para anular las facturas emitidas, como SumUp, por ejemplo.
Otro recurso que puedes usar a tu favor es DolarApp. La aplicación te da la oportunidad de cobrar tus servicios facturados en pesos mexicanos o dólares, en caso de que tengas clientes en el extranjero.
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