La libertad y flexibilidad son dos características de los trabajadores freelance. Sin embargo, esto viene acompañado de la responsabilidad de gestionar tus propios proyectos de manera efectiva para alcanzar el éxito. Por eso, la clave está en diseñar un buen cronograma. Y la mejor parte es que no tienes que hacerlo solo.

Hoy te ayudamos a crear un cronograma con 7 simples pasos para que lleves tus proyectos al siguiente nivel.

Cómo hacer un cronograma: Pasos esenciales y ejemplos para una gestión eficiente

¿Qué es un cronograma?

Se puede definir como una herramienta de gestión de proyectos. De modo que funciona como un instrumento útil a la hora de planificar, organizar y asignar tareas en un tiempo específico. 

Este modelo ofrece una representación visual de los procesos, similar a un diagrama de flujo. Pero mientras esta última se centra en las decisiones, los cronogramas se enfocan en la secuencia y en la duración de las tareas.

Como freelance; ¿Para qué me sirve un cronograma? 

En el ámbito independiente, un cronograma puede ser útil para planificar, priorizar e incluso identificar fallas. 

Más detalles de para qué sirve un cronograma:

• Planificación. Te ayuda a planear tus proyectos para trabajar con mayor eficiencia y cumplir con la fecha establecida.

• Priorización de tareas. Es útil para distinguir las tareas más urgentes y relevantes. En consecuencia, puedes centrarte en lo que importa y dejar a un lado la procrastinación.

• Gestión de proyectos. Con un cronograma, podrás visualizar cómo tus proyectos van avanzando, lo que te indica si el progreso va según lo planeado. 

• Identificación de posibles problemas. Si haces un cronograma con anticipación, es posible que detectes posibles desviaciones o retrasos que aún estén a tiempo de resolverse. Pero si quieres abordar y reducir los riesgos asociados con el proyecto, te sería útil una herramienta de análisis como el diagrama de árbol de decisiones.

Basta con que hagas un cronograma organizado para conseguir resultados que favorezcan la productividad en tu trabajo como autónomo. 

Tipos de cronogramas

Existen diferentes tipos de cronogramas con la capacidad de ayudarte a planificar tus proyectos. Sin embargo, nos enfocaremos en algunos de los más populares:

• Cronograma de Gantt. El Diagrama de Gantt es un modelo que facilita la gestión de proyectos plasmando las tareas en un gráfico. Las barras que usa son horizontales y cada una representa una actividad específica, siendo su longitud, el tiempo de duración de dichas tareas.

• Cronograma de PERT. Es un diagrama enfocado en las interrelaciones entre diversas tareas, permitiendo visualizar proyectos complejos con mejor claridad. Su significado en español es Técnica de revisión y evaluación de programas.

• Cronograma de hitos. Es una herramienta que muestra las tareas más relevantes de un proyecto en un gráfico horizontal. Cada hito marca el inicio y el final de una etapa o actividad importante del plan.

De cualquier forma, un cronograma tiene el poder de transformar tu forma de trabajar, solo debes escoger un método y comenzar.

Cómo hacer un cronograma en 7 simples pasos 

Ya sea que quieras elaborar un proyecto grande o pequeño, un cronograma simplificará el proceso. Es por esa razón que te traemos una guía sencilla para que lo hagas:

1. Determina cuál será el proyecto. Antes de comenzar a planificar, se debe comprender el proyecto en su totalidad. Esto significa que, tienes que definir los objetivos, su alcance, los tiempos y cualquier requisito específico. Comienza con un brief, el cual te dará una visión general para estructurar el cronograma.

2. Enumera las tareas. Haz una lista de todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Desde las principales hasta las más pequeñas.

3. Calcula los tiempos. Calcula cuánto tiempo ha de tomar cada tarea, considerando factores como la complejidad, disponibilidad de recursos u otro posible contratiempo.

4. Identifica las dependencias. Determina qué tareas deben completarse primero antes de que otras puedan comenzar. Así te aseguras de que los avances en el proyecto sean fluidos. 

5. Crea el cronograma. Organiza las actividades en el calendario, asignando fechas de inicio y cierre para cada una. Puedes probar herramientas en línea, como Miro o Lucidspark para distribuirlas de forma equitativa.

6. Comunica el cronograma. Comparte el cronograma con clientes, colaboradores u otra persona involucrada en el proyecto. De esta forma, lograrás mantener una comunicación abierta y alineada con el proceso.

7. Gestiona y adapta. Monitorea el proyecto a medida que avanza y haz ajustes al cronograma según sea necesario. Esto te permitirá abordar contratiempos, nuevas prioridades o tomar medidas proactivas.

Ya te explicamos cómo hacer un cronograma, ahora intenta crear uno de cero.

5 ejemplos de cronograma

Mira como estos ejemplos de cronogramas se ajustan a diferentes contextos:

1. Cronograma de formación.

2. Cronograma de capacitación.

3. Cronograma para lanzar un producto o servicio.

4. Cronograma de proyecto.

5. Cronograma en la gestión de proyecto. 

El modelo lo puedes escoger basándote en qué tan grandes o pequeñas son las actividades que quieres incluir.

¿Por qué deberías usar los cronogramas?

Dada la utilidad de los cronogramas, los beneficios que aportan son variados, incluyendo:

• Gestión del tiempo optimizada. Permite asignar tareas y el tiempo de duración para cada una de forma efectiva. Gracias a ello, podrás cumplir con los plazos de un modo más consistente.

• Menos estrés. Al planear las actividades con antelación y tener una visión detallada de tus tareas y plazos, sentirás menos presión e incertidumbre en la gestión de proyectos.

• Más eficiencia. Ayuda a identificar y priorizar tareas, lo que te hace más eficiente.

• Comunicación mejorada. Si tienes un cronograma, puedes compartirlo con tus clientes y mantenerlos al tanto. No solo del proyecto en curso, sino también de cualquier cambio que surja, mostrándoles transparencia en tu trabajo.

• Entrega oportuna. Esta herramienta te permitirá entregar los proyectos a tiempo, aumentando la satisfacción del cliente. Como resultado, podrías ganar recomendaciones y oportunidades de trabajo en un futuro.

En pocas palabras, te conviene usar un cronograma para tus proyectos para dar un paso más hacia el éxito y crecimiento de tu negocio independiente.

Inconvenientes al usar un cronograma de actividades

Si bien puede ser una excelente herramienta para la gestión de proyectos, los cronogramas tienen sus puntos débiles.

• Rigidez. Si no se diseñan de forma flexible, podrían no adaptarse a los cambios o a los requisitos del proyecto.

• Desmotivación. Si sientes que te retrasas con lo plasmado en el cronograma, la frustración y desmotivación pueden aparecer. En consecuencia, corres el riesgo de que tu productividad se vea afectada.

• Falta de atención a la calidad. Centrarse demasiado en cumplir con el tiempo establecido, podría comprometer la calidad del trabajo entregado. Algo que afectaría tu reputación como freelance a largo plazo.

De ahí la importancia de crear cronogramas que sean flexibles y realistas. Así como es necesario estar listo para ajustarlos según el desarrollo y mantener un equilibrio entre calidad y el cumplimiento de los plazos.

Aun así, puede hacer que tus cronogramas funcionen, lo que hará que tus proyectos crezcan, al igual que tu clientela. DolarApp siempre estará a tu disposición para cuando tengas que cobrar tus servicios en dólares y ahorrar en tasas de cambio.